ÉÉdefinitivamente frustrante perder tempo com reuniões ruins. Mas, infelizmente, todos nós passamos por isso. Você chega no horário combinado, por exemplo, mas elas geralmente começam com atraso. Enquanto algumas pessoas oferecem ideias, outras as derrubam. Planejamento? Quase nunca. Nada é resolvido, enquanto lamentamos silenciosamente pela hora perdida. Mas como realmente podemos realizar reuniões mais eficientes?
É claro que existem caminhos melhores. E é isso que vamos mostrar aqui, após falar com mais de 200 diretores de empresas espalhadas por todo o Brasil. As dicas e estratégias que serão abordadas nesse texto podem ser úteis para qualquer profissional, independentemente do cargo ou do setor empresarial.
Pode parecer uma dica óbvia, porém, a maioria das reuniões começam sem um claro propósito. A pauta pode ser resumida em um folheto, escrita em um quadro ou discutida explicitamente no início do encontro, mas todos devem saber porque estão reunidos e o que devem realizar. A pauta funciona como um GPS para a conversa, fazendo com que a reunião ande nos trilhos sem desviar o foco e o curso dos assuntos.
Se os participantes se certificarem de que existe uma pauta para ser abordada, todos eles estarão motivados e concentrados sobre a importância e relevância dos assuntos e não perderão tempo discutindo os resultados da rodada do futebol, por exemplo.
É inteligente começar e terminar na hora combinada. Não deve haver atrasos e ninguém deve esperar por ninguém. Afinal, o tempo de todos é extremamente importante. A reunião deve ser valorizada, assim como todo os grupo de pessoas. Se a reunião começa às 8h00, chegue às 8h00 e não às 8h01. É fundamental que haja disciplina.
Se uma reunião deve ser de 45 minutos, ela precisa terminar na hora certa para que as pessoas mantenham sua energia e voltem prontamente ao trabalho.
Os últimos minutos de uma reunião devem ser usados para discutir os próximos passos da empresa. Essa discussão deve definir os responsáveis por cada ação e os prazos. Caso contrário, todo o tempo será em vão.
É preciso que seja definido qual o tipo de encontro será feito para que nenhum dos participantes perca tempo e tenham reuniões eficientes.
- Reuniões de negócios – as que são agendadas para debates, análises e fechamento de contratos ou alinhamentos parcerias.
- Planejamento – tem como objetivo estudar cenários e fazer projeções para o desenvolvimento do negócio por um determinado período.
- Deliberativas – deliberar significa resolver, decidir, assim essas reuniões objetivam reunir pessoas para resolver vários assuntos, decidir rumos a serem tomados
- Informativas – esse tipo de reunião ocorre depois que as decisões foram tomadas, tendo como foco a passagem dessas informações, com objetivo de não deixar mal-entendidos.
Por fim, mesmo que você só seja um convidado para uma reunião é imprescindível ser pontual, saber a pauta a ser tratada, e estar bem preparado para argumentar de forma clara, precisa e objetiva, tornando-se uma pessoa que será observada como referência na área de atuação. Por isso reflita: o que você tem feito para ter reuniões mais eficientes.
Sobre a Agência de comunicação Ideia Ideal
A inteligência da Ideia Ideal é saber exatamente onde os seus clientes precisam chegar.
Pontualmente. Quando você escolhe uma agência, não é apenas comunicação que está procurando. Seu negócio é vender, e o nosso negócio é realizar o seu negócio. Até mais do que isso: nosso negócio não é só publicidade. Nosso negócio é a ideia!
A Ideia Ideal foi criada com a real pretensão de ser uma Ferrari, transformando as coisas normais do dia-a-dia em verdadeiros objetos de desejo. Uma agência para entendidos, para aqueles que acreditam no conteúdo como uma ferramenta fundamental para agregar valor à sua marca.
> Artigo:
